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Eine logistische Glanzleistung  

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Bouygues Energies & Services Schweiz AG WORKXSPACE hat im Auftrag der Zürcher Kantonalbank den Umzug von rund 3000 Mitarbeitenden an einen zentralen Standort in Zürich-West konzipiert. Ein umfangreiches, komplexes Unterfangen mit vielen Variablen, das eine enge Kooperation mit dem Kunden und eine minutiöse Planung seitens der Projektleitung erfordert.

Die Planung und Umsetzung eines Umzugs ist für viele Menschen ein veritabler Albtraum. Im Dschungel von Cuvetten, Mobiliar und Rollmaterial den Überblick zu wahren, fällt nicht allen leicht. Geradezu komplex wird ein Vorhaben dann, wenn in relativ kurzer Zeit tausende Mitarbeitende samt Infrastruktur ihren Arbeitsort wechseln sollen und der Umzug mit einem Umbau der Räumlichkeiten und der Bereitstellung von neuem Mobiliar einhergeht. In diesem Fall kommen die Profis aus dem Move Management von Bouygues Energies & Services zum Zug.

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Das Corporate Center «Neue Hard» der Zürcher Kantonalbank im Zürcher Stadtkreis 5, unmittelbar neben der Hardbrücke gelegen, ist mit 57’168 m2 ein Bürokomplex gigantischen Ausmasses. Die ZKB teilte die Räumlichkeiten bis Juli 2017 mit dem Reiseanbieter Kuoni und entschied sich nach dessen Auszug zu einer Konsolidierung verschiedener Unternehmensbereiche am Standort Zürich-West, der neben der «Neuen Hard» noch den benachbarten Standort «Steinfels» umfasst.

Um den Umzug möglichst effizient und reibungslos zu gestalten, beauftragte die ZKB Bouygues Energies & Services WORKXSPACE mit der Planung und Realisierung des ambitionierten, vielschichtigen Projekts, das u.a. den Umzug von rund 3000 Mitarbeitenden umfasst. Nach erfolgter Auftragserteilung wurden die logistischen Gegebenheiten der betreffenden Gebäude geprüft und im Rahmen verschiedener Begehungen eingehend analysiert. Dabei zeigte sich, dass ein Umzug von mehr als tausend Mitarbeitenden an einem einzelnen Wochenende grundsätzlich möglich, aber nicht zweckvoll ist. Zunächst würde die IT der ZKB in den zu beziehenden Flächen die erforderliche IT-Infrastruktur installieren müssen, ehe sich die Mitarbeitenden an ihrem neuen Arbeitsplatz einfinden können. Überdies mussten Bereiche nach einem Auszug jeweils zuerst baulich angepasst werden. Folglich entschied sich die Projektleitung um Christoph Unger für kleinere Umzugslose von 50-80 Mitarbeitenden pro Tag.

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Der sportliche Zeitplan für die Durchführung der Umbauten und Umzüge sah vor, dass das Move Mangement das gesamte Projekt in rund sieben Monaten abwickeln sollte. Die nach dem Auszug von Kuoni freigewordenen Flächen hatte die ZKB zunächst baulich komplett saniert und instandgesetzt. Nach zweijähriger Bauzeit erfolgte der Startschuss zur kompletten Neumöblierung des ehemaligen Kuoni-Teils per Ende März, ehe die Flächen mit Mitarbeitenden aus anderen Teilen des Gebäudekomplexes besetzt wurden. Die wiederum freigewordenen Flächen werden ihrerseits gemäss dem neuen ZKB-Bürokonzept fortlaufend umgebaut und möbliert und mit Mitarbeitenden aus aufgelösten Standorten sowie benachbarten Flächen belegt. In einem letzten Schritt werden die aufgelösten dezentralen Standorte schliesslich geräumt. 

Die Einhaltung des Zeitplans wurde durch die ab Februar auftretende CoViD-19-Pandemie deutlich erschwert. Während der Hochphase der Infektionswelle befanden sich die Mitarbeitenden des Move-Teams von WORKXSPACE mehrheitlich im Home-Office. Sowohl Bouygues Energies & Services WORKXSPACE als auch die Zürcher Kantonalbank waren gleichermassen darauf bedacht, die Mitarbeitenden jederzeit besonders zu schützen und die Massnahmenempfehlungen des Bundes und der kantonalen Behörden zu befolgen.

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Die Zusammenarbeit von Christopher Ober, Projektleiter Raum bei der Zürcher Kantonalbank, und Christoph Unger, Teamleiter Move Management bei Bouygues Energies & Services WORKXSPACE, zeichnet sich durch eine offene Kommunikation und beidseitiges Vertrauen aus. Offene Fragen und plötzlich auftretende, ungeplante Ereignisse können so jederzeit schnell und zielführend besprochen und pragmatisch gelöst werden.
Das umfangreiche Umzugsprojekt wird noch bis September 2020 dauern. Dann werden alle geplanten Arbeitsplätze und die dazugehörige Infrastruktur in die neu eingerichteten Räumlichkeiten an der Hardbrücke umgezogen sein. Für die am Projekt beteiligten Mitarbeitenden von Bouygues Energies & Services WORKXSPACE endet dann ein intensives, anspruchsvolles Projekt.

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